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개인정보처리방침

주식회사 화이트쿼카(이하 “회사”)는 TO:Ace(이하 “서비스”)를 이용하는 이용자의 개인정보를 중요하게 생각하며, 「개인정보 보호법」 등 관련 법령을 준수합니다.

본 개인정보처리방침은 회사가 서비스를 제공하는 과정에서 어떠한 개인정보를 수집·이용하고, 어떻게 보호 및 파기하는지 설명합니다.

1. 개인정보의 처리 목적

회사는 다음 목적을 위하여 개인정보를 처리합니다.

  1. 회원 가입 및 관리
    • 회원 식별 및 인증
    • 회원 자격 유지 및 관리
    • 서비스 이용 관련 안내 및 문의 대응
  2. TO:Ace 서비스 제공
    • 이용자가 요청한 업무의 접수 및 처리
    • 이메일, 첨부파일 및 입력 정보의 분석
    • AI를 활용한 업무 처리 및 결과 생성
    • 처리 결과의 제공 및 서비스 이용 기록 관리
  3. 결제 및 유료 서비스 제공
    • 이용권 또는 유료 서비스 결제
    • 결제 확인, 환불 및 정산
    • 부정 이용 방지
  4. 서비스 개선 및 안정적인 운영
    • 장애 대응 및 보안 관리
    • 서비스 품질 개선
    • 부정 이용 및 비정상적인 접근 탐지

회사는 개인정보를 위 목적 외의 용도로 이용하지 않으며, 이용 목적이 변경되는 경우 관계 법령에 따라 필요한 조치를 취합니다.

2. 처리하는 개인정보의 항목

회사는 서비스 제공 과정에서 다음과 같은 개인정보를 처리할 수 있습니다.

회원 가입 시

  • 이메일 주소
  • 비밀번호 또는 인증에 필요한 정보

서비스 이용 시

  • 이용자가 TO:Ace에 입력하거나 전달한 내용
  • 이메일 본문 및 첨부파일
  • 이용자가 업무 처리 과정에서 제공한 이름, 소속, 연락처 등
  • 이용자가 전달한 문서에 포함된 개인정보
  • 서비스 이용 기록, 접속 기록, IP 주소, 브라우저 및 기기 관련 정보

TO:Ace는 사용자가 전달한 이메일이나 문서를 처리하는 서비스 특성상 이용자 본인이 아닌 교수, 연구원, 동료, 거래 상대방 등 제3자의 개인정보가 포함된 자료를 처리할 수 있습니다.

이용자는 제3자의 개인정보를 서비스에 제공하는 경우 해당 정보를 제공하고 처리할 적법한 권한 또는 근거를 확보하여야 합니다.

결제 시

유료 서비스 이용 시 결제 처리를 위하여 결제대행사(PG사)를 통해 결제 관련 정보가 처리될 수 있습니다.

회사는 카드번호 전체 등 결제수단의 핵심 정보를 직접 저장하지 않는 것을 원칙으로 합니다.

3. 개인정보의 보유 및 이용기간

회사는 개인정보의 처리 목적이 달성되거나 회원이 탈퇴하는 등 해당 개인정보가 더 이상 필요하지 않게 된 경우 지체 없이 해당 개인정보를 파기합니다.

특히 이용자가 업무 처리를 위하여 전달한 이메일, 첨부파일 및 기타 업무 관련 정보는 해당 업무의 처리 목적이 달성된 이후 불필요한 정보가 계속 보관되지 않도록 파기하는 것을 원칙으로 합니다.

다만, 관계 법령에서 일정 기간 정보의 보관을 요구하는 경우에는 해당 법령이 정한 기간 동안 필요한 정보만 별도로 보관할 수 있습니다.

4. 개인정보의 제3자 제공

회사는 원칙적으로 이용자의 개인정보를 제3자에게 판매하거나 임의로 제공하지 않습니다.

다만 다음의 경우에는 필요한 범위에서 개인정보를 제공할 수 있습니다.

  1. 이용자가 사전에 동의한 경우
  2. 법령에 특별한 규정이 있거나 법적 의무를 이행하기 위하여 필요한 경우
  3. 이용자가 명시적으로 요청한 업무를 수행하기 위하여 외부 기관 또는 서비스로 정보를 전달할 필요가 있는 경우

5. 개인정보 처리의 위탁

회사는 서비스 운영을 위하여 필요한 업무의 일부를 외부 업체에 위탁할 수 있습니다.

현재 또는 향후 다음과 같은 업무가 위탁될 수 있습니다.

  • 클라우드 인프라 운영 및 데이터 저장
  • 결제 처리
  • 이메일 발송 및 수신
  • AI 기반 데이터 처리
  • 서비스 모니터링 및 오류 분석

회사는 위탁계약 체결 시 관계 법령에 따라 개인정보가 안전하게 관리될 수 있도록 필요한 사항을 규정하고 관리·감독합니다.

구체적인 수탁업체 및 위탁 업무가 확정되는 경우 본 개인정보처리방침을 통해 공개합니다.

6. AI를 이용한 정보 처리

TO:Ace는 이용자가 요청한 업무를 수행하기 위하여 인공지능 기술을 사용합니다.

이 과정에서 이용자가 입력한 요청 내용, 이메일 본문, 문서 내용 및 첨부파일의 일부 또는 전부가 업무 수행에 필요한 범위에서 AI 시스템에 전달되어 처리될 수 있습니다.

회사는 서비스 제공에 필요한 범위를 넘어 이용자의 개인정보를 임의로 AI 학습 데이터로 활용하지 않는 것을 원칙으로 합니다.

서비스에서 사용하는 AI 기술 및 모델은 서비스 운영 및 기술적 사유에 따라 변경될 수 있습니다.

7. Google 사용자 데이터(Gmail 연동)

이용자는 원하는 경우 설정 화면에서 자신의 Google 계정(Gmail)을 TO:Ace에 연결할 수 있습니다. 연결은 선택 사항이며, 연결하지 않아도 서비스의 다른 기능은 그대로 이용할 수 있습니다.

요청하는 권한

TO:Ace가 Google에 요청하는 Gmail 권한은 메일 읽기 전용 권한(https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly) 한 가지뿐입니다. 메일 보내기, 삭제, 수정, 라벨 변경, 보관, 읽음 표시 등 Gmail의 내용을 바꾸는 권한은 요청하지 않습니다. 다른 권한이 함께 부여되면 회사는 그 연결을 즉시 철회하고 거부합니다.

접근하는 정보

  • 연결한 Google 계정의 이메일 주소
  • 메일의 보낸 사람, 받는 사람, 참조, 제목, 날짜, 대화 묶음 정보
  • 메일 본문과 첨부파일 이름
  • 첨부파일 내용(이용자가 맡긴 업무에 필요하여 해당 첨부를 가져올 때에만)

이용 목적

Google 사용자 데이터는 이용자가 맡긴 업무를 처리하는 데에만 사용합니다. 예를 들어 이용자가 "지난달 카드 영수증 메일을 찾아 정산해 줘"라고 요청하면, TO:Ace는 연결된 메일함에서 관련 메일을 찾아 읽고 그 내용을 업무 처리와 결과 보고에 사용합니다. 이 밖의 목적으로는 사용하지 않습니다.

  • 광고, 마케팅, 판매, 이용자 프로파일링, 신용 평가 목적으로 사용하지 않습니다.
  • Google 사용자 데이터를 제3자에게 판매하지 않습니다.
  • Google 사용자 데이터를 일반화된 인공지능·머신러닝 모델의 개발, 개선 또는 학습에 사용하지 않습니다.
  • 업무 처리 과정에서 필요한 메일 내용이 이용자의 요청을 수행하는 AI 시스템에 전달될 수 있으며(6조), 이는 그 업무를 수행하는 범위로 제한됩니다.

사람의 열람

회사의 직원은 Google 사용자 데이터를 읽지 않습니다. 다만 이용자가 특정 메일에 대해 명시적으로 동의한 경우, 보안 사고 조사 또는 남용 방지에 필요한 경우, 관계 법령을 준수하기 위하여 필요한 경우에는 예외로 합니다. 서비스 운영 기록에는 메일 본문과 첨부 내용을 남기지 않습니다.

보관과 삭제

  • 연결 후 최근 30일의 메일과 그 이후 새로 도착한 메일을 약 10분마다 사본으로 가져와, 업무 처리 중 검색할 수 있도록 암호화하여 저장합니다. 검색용 색인도 암호화하여 저장합니다.
  • 접근 토큰은 암호화하여 보관하며, Gmail에는 읽기 요청만 보냅니다.
  • 이용자가 설정에서 연결을 끊으면 회사는 Google에 권한 철회를 요청하고, 그때까지 가져온 메일 사본과 색인을 즉시 삭제합니다.
  • 회원 탈퇴 시에도 Google 사용자 데이터를 모두 삭제합니다.
  • 이용자는 Google 계정의 "타사 앱 및 서비스" 화면(https://myaccount.google.com/permissions)에서 언제든지 TO:Ace의 접근 권한을 직접 철회할 수 있습니다.

Google API 서비스 사용자 데이터 정책 준수

TO:Ace's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements.

TO:Ace가 Google API로부터 받은 정보를 사용하고 다른 앱으로 전송하는 것은 제한적 사용(Limited Use) 요건을 포함한 Google API 서비스 사용자 데이터 정책을 준수합니다.

In English (summary)

TO:Ace connects to a user's Gmail only when the user chooses to, and requests only the read-only scope gmail.readonly. It reads message headers, bodies, attachment names and, when a task needs one, an attachment, solely to carry out the administrative work the user asks for. Google user data is never used for advertising, never sold, never used to develop, improve or train generalized AI or machine-learning models, and is not read by our staff except with the user's explicit consent, for security or abuse investigations, or to comply with law. Copies are encrypted at rest and deleted immediately when the user disconnects Gmail or deletes the account; access can also be revoked at https://myaccount.google.com/permissions. TO:Ace does not generate images or video, and does not use Google APIs or Google user data to create, alter or distribute AI-generated non-consensual intimate imagery (NCII) or any sexual or intimate imagery. Contact: minjun@whitequokka.com.

8. 개인정보의 국외 이전

서비스의 AI 처리 과정에서 이용자가 입력하거나 전달한 정보의 일부가 국외에 위치한 정보처리 시스템을 통해 처리될 수 있습니다.

국외 이전이 발생하는 경우 이전되는 정보는 이용자가 AI 업무 처리를 위하여 입력하거나 제공한 정보 중 해당 업무 수행에 필요한 범위로 제한합니다.

회사는 관계 법령에 따라 개인정보의 국외 이전에 필요한 보호조치를 수행합니다.

국외 이전을 수행하는 사업자, 이전 국가, 이전 방법 및 보유기간 등 법령상 고지가 필요한 구체적인 사항은 실제 이용하는 AI 서비스 및 처리 구조가 확정되는 시점에 본 개인정보처리방침에 반영합니다.

9. 개인정보의 파기

회사는 개인정보의 보유기간이 경과하거나 처리 목적이 달성된 경우 해당 정보를 지체 없이 파기합니다.

전자적 파일 형태의 개인정보는 복구 또는 재생이 어렵도록 안전한 방법으로 삭제하며, 종이 문서가 존재하는 경우 분쇄 또는 소각 등의 방법으로 파기합니다.

법령에 따라 일정 기간 보관하여야 하는 개인정보는 다른 개인정보와 분리하여 보관합니다.

10. 개인정보의 안전성 확보조치

회사는 개인정보 보호를 위하여 다음과 같은 기술적·관리적 조치를 취하도록 노력합니다.

  • 개인정보에 대한 접근권한 제한
  • 계정 및 인증정보의 안전한 관리
  • 전송 과정에서의 암호화 적용
  • 서버 및 시스템에 대한 접근 통제
  • 개인정보 처리 기록 및 보안 로그 관리
  • 보안 업데이트 및 취약점 관리

서비스 인프라는 Amazon Web Services(AWS) 및 회사가 관리하는 서버 환경 등을 이용하여 운영될 수 있습니다.

11. 이용자의 권리

이용자는 관계 법령이 정하는 범위에서 자신의 개인정보에 대하여 다음과 같은 권리를 행사할 수 있습니다.

  • 개인정보 열람 요구
  • 개인정보 정정 또는 삭제 요구
  • 개인정보 처리정지 요구
  • 동의 철회 및 회원 탈퇴

관련 요청은 서비스 내 제공되는 기능 또는 회사의 개인정보 문의 창구를 통해 접수할 수 있습니다.

12. 개인정보 보호책임자

회사는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄하여 책임지고 이용자의 개인정보 관련 문의 및 불만을 처리하기 위하여 개인정보 보호책임자를 지정합니다.

  • 개인정보 보호책임자: 장대희
  • 이메일: minjun@whitequokka.com

13. 개인정보처리방침의 변경

본 개인정보처리방침은 관계 법령, 서비스 내용 또는 회사의 개인정보 처리 방식이 변경되는 경우 수정될 수 있습니다.

중대한 변경사항이 있는 경우 서비스 내 공지 등 적절한 방법을 통해 이용자에게 안내합니다.

시행일: 2026년 10월 08일 (2026년 10월 01일 제정, 10월 08일 Google 사용자 데이터 조항 추가)